Järgnevalt toome välja tehnikaid, kuidas oma aega tõhusamalt ja läbimõeldumalt juhtida ja planeerida. Vaata kindlasti ka eelmist artiklit tähelepanu koondamise meetoditest siit:
https://teadlikuterviseteejuht.ee/tahelepanu-koondamise-tehnikad/
Pane oma plaanid kirja
Oma aja planeerimine visualiseerides on tõhus ajajuhtimise viis – ei pea kõiki oma tegevusi ja kellaaegu meeles hoidma ning see aitab ära hoida konflikti, kus samale ajale on planeeritud mitu tegevust või mõni tähtaeg ununeks. Lisaks aitab plaanide kirjapanek analüüsida oma päeva ning selle kaudu panna teadlikult paika prioriteedid ja hoiduda läbipõlemisest – kui päevaplaan on liiga tihe, saab sealt midagi vähemaks võtta või nihutada midagi mõnele teisele päevale. (Rampton, 2019) Paljud kogemuslood kajastavad, et kirjapanek aitab luua mõtete ja eesmärke osas selgust.
Lisaks on märkimisväärne, et päevaplaan toimib motiveerivalt ning võimaldab luua tagasivaatel eduelamuse (Siimon, 2004).
Samas kinnitavad teadusuuringud, et üleplaneerimine ei ole samuti kasulik. Kui märkmikus on kirjas vaid kõige olulisem, aitab see seada prioriteete ning olla olulise suhtes fokusseeritum. Leitakse, et vaba aja tegevusi ei tasu märkmikusse kirja panna, sest see liigitab nad automaatselt kohustuste hulka ning muudab seeläbi vähem nauditavaks. Seetõttu soovitatakse ruumi jätta ka spontaansusele. (Rampton, 2019) Päevaplaani edukaks toimimiseks soovitatakse täielikult planeerida kuni viis tundi päevas, et jääks aega ka ootamatustele (Siimon, 2004)
Oma plaane ja tegevusi saab visualiseerida näiteks kalendermärkmiku, märkmepaberite või bullet journali abil. Viimane on märkmik, mis on vastavalt personaalsele vajadusele ja stiilile algusest lõpuni omaniku enda organiseeritud ja kujundatud. Igaüks saab leida endale sobiva meetodi plaanide ja tegevuste ülesmärkimiseks:
- Päevaplaan – kirjutada üles kellaajad, millal oluline tegevus või kohtumine aset leiab, jätta tühja ruumi puhkuseks ja spontaanseteks tegevusteks
- To-do list – märkida üles tegevused, mis vajavad täitmist, kas konkreetse päeva vältel, nädala või jooksul. Kui tegevus saab tehtud, võib selle läbi kriipsutada või teha selle taha vastav märge.
- Prioriteedid paika – järjestage oma ülesanded nende tähtsuse või pakilisuse järjekorras (Forsyth&Kay, 2009). Vaata ka ABC analüüsi – leitav edasi lugedes.
- Hinnake planeeritava ülesande ajalist kestust – pange ülesande puhul paika, millal alustate ja millal plaanite lõpetada. Pigem anna endale rohkem aega! (Siimon, 2004)
Kasutatud allikad:
https://signeventsel.ee/kuidas-suurendada-oma-eduvoimalusi-kirjutamisega/
https://www.reijovaljak.ee/efektiivsemad-ajajuhtimise-nipid/
Forsyth, P. Kay, F. “Karmi aja taktikad” (lk 45-49) Äripäev. 2009
Reinsalu, A. “Praktiline ajajuhtimine” (lk 37, 45-47, 60-62) Tallinn 2010
Siimon, A “Ajajuhtimine I. Teoreetilised aspektid” (lk 47-48, 79-85) Tartu Ülikooli Kirjastus. 2004
ABC system
ABC analüüs on efektiivne meetod ülesannete prioritiseerimiseks. Seda on kasutatud ärijuhtimises mahukate andmete gruppidesse jaotamiseks, mis vastavalt meetodi nimele kannavad nime A, B ja C. Rühmad esinedavad ülesandeid vastavalt nende kiireloomulisusele ning olulisusele. A-rühma kuuluvad ülesanded, mida peetakse olulisteks ning kiireloomulisteks. B-rühma kuuluvad ülesanded, mis on olulised, kuid millega pole nii kiire. C-rühma kuuluvad ülesanded, mis pole väga olulised ning millega pole ka väga kiire. Lisaks sellele võib kasutaja alati rühmi oma vajaduse järgi lisada. (Čiarnienė & Vienažindienė, 2014) Antud meetod on kasulik mitmel viisil, sest toob kõik ülesanded inimese silme ette ning samal ajal annab võimaluse analüüsida erinevate ülesannete olulisust, pakilisust ning ka seda kui ajamahukas nende sooritamine on. Ülesannete väljakirjutamine ning kategoriseerimine aitab ülesandeid meeles hoida ning annab teatud lükke nende tegemiseks.
Kasutatud allikad:
Čiarnienė, R., & Vienažindienė, M. (2014). The conceptual model of time management. 1 (4) lk 42-48
Eisenhoweri meetod
Eisenhoweri meetod aitab liigitada tegevusi nelja erinevasse kategooriasse. Antud meetodi eesmärgiks on aidata kasutajat jõuda otsusele, milliseid asju teha ning mida mitte. Sarnaselt ABC meetodiga tuleb ülesanded/tegevused liigitada oluliseteks või ebaolulisteks ning kiireloomulisteks või mittekiireloomulisteks. Seejärel paigutatakse tegevused vastavalt olulisusele ning kiireloomusele Eisenhoweri kasti, mis koosneb neljast kvadrandist.
Esimene osa kastist on kiireloomulised ning olulised tegevused, mida tehakse koheselt ning ise.
Teine osa kastist on olulised, kuid mitte nii kiireloomulised tegevused, mida tehakse samuti ise, kuid neile on võimalik määrata vabalt valitud tähtaeg.
Kolmandasse osasse kastist kuuluvad vähem olulised, kuid kiireloomulised tegevused, mis Eisenhoweri meetodi järgi peaks olema delegeeritud kellegile teisele.
Neljandasse kvadranti jäävad, aga need tegevused, mis pole olulised ega kiireloomulised. See osa kastist jäetakse kõrvale ning koosneb tavaliselt tegevustest, mis raiskavad aega ning mille tegemine pole oluline. (Čiarnienė & Vienažindienė, 2014) Eisenhoweri kast on heaks visuaaliks näitamaks ülesannete rohkust ning heaks abimeheks ülesannete prioritiseeirmisel.
Kasutatud allikad:
Čiarnienė, R., & Vienažindienė, M. (2014). The conceptual model of time management. 1 (4) lk 42-48
Pareto Printsiip 80:20
Pareto reegli järgi tuleneb 80 protsenti tulemustest/tagajärgedest vaid 20 protsendist sisendist/põhjustest. Pareto printsiipi kasutatakse paljudes erinevates valdkondades nagu juhtimises, majanduses, ettevõtluses, IT-s, töös inimestega ning seda eesmärgiga tõsta tootlikkust ning teha paremaid otsuseid. (Dunford et al., 2014)
Väike osa meie igapäeva tegevustest annab suurema osa tulemustest, mida me elus saavutame. Pareto reeglit saab rakendada oma igapäevaelus vaadates üle oma päevakava ning analüüsides, millised tegevused määravad lõviosa Sinu elu kvaliteedist. Oma ajakava, eesmärkide ning tegevuste analüüsi tulemusena on võimalik oma elu sättida nii, et juhid oma aega teadlikumalt, mille tulemusena saad teha rohkem asju, mida naudid.
Kasutatud allikad:
Dunford, R., Quanrong, S., Tamang, E., & Wintour, A. (2014). The Pareto Principle. The Plymouth Student Scientists, 7(1), p. 140-148. http://hdl.handle.net/10026.1/14054
Kui saad, tee kohe meetod
Ajajuhtimine on suunatud ülesannete täitmisele ja lõpetamisele, seega küsi endalt, kas saaksid mingi kohe ära teha. Kui vastus on “jah”, siis hakka kohe tegutsema. (Reinsalu, 2010)
“Ajatamise” meetod
Ülesande teadlik planeerimine tulevikku. Vastupidiselt venitamisele, mis tuleb sageli laiskusest või unustamisest, mängivad ajatamise rolli prioriteedid ja ressursid. Veendudes, et ülesannet ei jõuta hea kvaliteediga õigeks ajaks valmis, lükatakse selle tähtaega juba enne esialgse tähtaja saabumist edasi. (Reinsalu, 2010)
Kasutatud allikad:
Reinsalu, A. Praktiline ajajuhtimine. Tallinn 2010
